Digitální osobní asistent
Jihomoravská organizace Paspoint
# Webová aplikace
Paspoint
2021
Pro jihomoravskou organizaci Paspoint, která pomáhá osobám s poruchami autistického spektra (PAS), jsme vyvinuli interní systém evidence služeb osobní asistence. Systémem jsme nahradili stávající papírové formuláře a naskočili tak na vlnu digitalizace.
2 měsíce
design, vývoj a testování
5 rolí
asistent, klient, zástupce, admin, pracovník
Mobile first
evidence odkudkoliv
Digitální asistent, který
zjednodušuje život
Paspoint nabízí svým klientům osobní asistenci, terénní sociální službu určenou především dětem a dospělým s poruchou autistického spektra.
Služba umožňuje klientům zůstat v prostředí, na které jsou zvyklí, a podporuje je při činnostech, které nemohou kvůli své diagnóze zvládat samostatně. Pomáhá při rozvoji osobnosti, uspokojování sociálních potřeb a co největším začlenění do společnosti.
Jaké bylo
původní zadání?
Paspoint se na nás obrátil s požadavkem na návrh a vývoj elektronického systému, který by digitalizoval evidenci osobní asistence. Cílem bylo zjednodušit administrativu asistentům, pracovníkům Paspointu i klientům, kteří by získali transparentní přehled o čerpaných službách.
Soustředili jsme se na několik klíčových oblastí: nahrazení papírových formulářů, vytvoření jednotného místa s přehledem o vykonaných službách, možnost klientů služby jednoduše schválit nebo vznést námitku, zjednodušení administrativních úkonů a vytvoření komunikační platformy pro sdílení informací mezi všemi asistenty daného klienta.
Výzvy, které jsme
museli vyřešit
Jednou z hlavních výzev bylo zorientování se v problematice osobní asistence a jejích specifik. Každá osoba, asistent, klient, zákonný zástupce, administrátor má v systému specifickou roli a stanovené procesy, které bylo nutné identifikovat, popsat a zahrnout do designu celého řešení.
Mezi další výzvy, s kterými jsme se poprali, patřila odlišná tarifikace služeb o víkendech a státních svátcích (vlastní funkce na výpočet tarifu o Velkém pátku byla jedním z oříšků), zajištění funkčnosti napříč prohlížeči a mobilními zařízeními včetně IE11 s ohledem na cílovou skupinu, a v neposlední řadě jednoduchý, funkční a snadno pochopitelný design celého systému.
Dva měsíce
intenzivní práce
Jednoduchá evidence odkudkoliv. Přístup "mobile first" umožňuje asistentům evidovat službu okamžitě po jejím ukončení. Mají přehled odvedené práce u všech klientů.
Transparentní systém schvalování. Notifikační e-maily zákonným zástupcům, schválení nebo vytvoření námitky přímo z e-mailu, automatická upozornění na nevyřešené výkazy.
Platforma pro sdílení zkušeností. "Nástěnka" pro asistenty, sdílení postupů a triků v rámci výkonu asistence, notifikační zprávy na nové příspěvky, permanentně přístupná dokumentace bez citlivých dat.
Přehledné výstupy pro účtování. Export ve formátu .xls, rozpad na jednotlivé asistenty a klienty, libovolný časový horizont, podklad pro fakturaci služeb.
Co o naší práci
řekl klient
„Týdenní stres je vyřešen v hodinovém bloku. Informace k asistencím jsou permanentně aktuální a k dispozici zainteresovaným. Vstřícná a efektivní spolupráce bez zbytečných kudrlinek. Jsme velmi spokojeni."
Reference
klienta
Jak a v čem vám systém změnil práci ve srovnání s předchozím stavem?
Přehledná a jasná administrace schvalování vykonané práce s významně vyšší efektivitou. Hlavní deviza je v úspoře času, a to velmi významně. Nechodíte opakovaně za někým, aby vám dal podpis. Netelefonujete neustále, abyste si domluvili schůzku k předání nebo podpisu. Nejste nervózně naháněni vedoucím, že už vše mělo být odevzdáno.
Systém nástěnky
Zvlášť je třeba zmínit systém nástěnky, který opět na podkladě návrhů našich asistentů přináší permanentní online dokumentaci a přenos informací o uživateli jen pro zainteresované asistenty v době jejich spolupráce s uživatelem. Žádná zbytečná citlivá data, jen praktická komunikace mezi zainteresovanými.
Jaká je zpětná vazba na systém evidence od asistentů?
Nadšeně přijat kolegy asistenty, uživateli (klienty) i administrátory. Koneckonců návrh na něj vyšel od našich asistentů.
Evidujete i zpětnou vazbu od klientů / zákonných zástupců?
Klienti (uživatelé služeb) jsou rádi, že místo složité logistiky podpisů a předání mohou vše vyřešit občasným klikem. Navíc mají přehled neustále k dispozici. I ti, kteří mají z IT mrazení, zpětně s úlevou informují, že to je opravdu jednoduché.
Jak vnímáte následnou spolupráci po spuštění?
Rychlost, vstřícnost a vůle k řešení problémů.
Analýza potřeb a scénářů
Zkoumali jsme uživatelské potřeby, kontexty použití a klíčové situace, ve kterých má Paspoint pomáhat. Výstupem byla definice hlavních scénářů a priorit funkcí.
Návrh informační architektury
Navrhli jsme strukturu aplikace tak, aby byla přehledná, škálovatelná a snadno rozšiřitelná. Důraz jsm
Prototypování a UX testování
Vytvořili jsme interaktivní prototypy klíčových částí aplikace a ověřovali jejich použitelnost na reálných scénářích. Na základě zpětné vazby jsme návrh iterativně upravovali.
Finální UI a příprava realizace
Navrhli jsme finální vizuální podobu aplikace a připravili podklady pro další vývoj. Řešení je připravené na postupné rozšiřování o nové funkce a integrace.
Služby a produkty,
které jsme dodali
The Cognizance Blog
Honest developer insights
Internet Effectiveness Awards 2025
5 důvodů, proč evropské AI gigafactory nenaplní očekávání
Cognito uspělo ve výběrovém řízení pro NÚKIB
